Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Norvellan Harbor Hotel Oy, osoite Satamalaituri 8, 00160 Helsinki, Suomi. Tietosuojaa koskevat kysymykset ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt voi toimittaa osoitteeseen info@norvellanharborhotel.com. Puhelinpalvelun numero on +358 9 425 7816. Yhteystiedot näytetään verkkosivustolla tekstinä.

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja läpinäkyvästi, että tietoja kerätään määriteltyihin käyttötarkoituksiin ja että kerättävien tietojen määrä rajoitetaan tarpeelliseen.

2. Mitä henkilötietoja voidaan käsitellä

Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, miten asioit kanssamme. Yhteydenoton tai varaustiedustelun yhteydessä tietoja voivat olla nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, majoituksen ajankohta, seurueen koko, huonetoive sekä viestissä vapaaehtoisesti annetut lisätiedot. Toteutuneeseen majoitukseen liittyen voidaan lisäksi käsitellä varauksen tunnistetietoja, laskutukseen tarvittavia tietoja sekä palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä tapahtumatietoja.

Pyydämme olemaan kirjoittamatta avoimiin verkkolomakkeisiin tarpeettomia arkaluonteisia henkilötietoja. Jos palvelun järjestäminen edellyttää erityistä käytännön tietoa, kerromme erikseen turvallisen tavan toimittaa se ja käsittelemme vain sen osuuden, joka on palvelun toteuttamiseksi tarpeellinen.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Varausten ja palvelupyyntöjen hoitaminen

Henkilötietoja käsitellään varaustiedusteluihin vastaamiseksi, majoituspalvelun järjestämiseksi, muutosten käsittelemiseksi sekä asiakkaan kanssa viestimiseksi. Kun käsittely on tarpeen sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden tai majoitussopimuksen toteuttamisen vuoksi, oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano.

Asiakaspalvelu ja yhteydenotot

Kun otat yhteyttä yleisellä kysymyksellä, käsittely perustuu pyynnön käsittelemiseen ja tilanteesta riippuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun vastata asiakkaiden viesteihin, dokumentoida asiakaspalvelu sekä varmistaa palvelun jatkuvuus.

Lakisääteiset velvoitteet

Kirjanpitoon, maksujen dokumentointiin ja muihin velvoitteisiin liittyviä tietoja voidaan säilyttää sovellettavan lainsäädännön edellyttämän ajan. Tällöin käsittelyn perusteena on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Palvelun turvallisuus ja väärinkäytösten ehkäisy

Välttämättömiä teknisiä lokitietoja voidaan käsitellä verkkopalvelun tietoturvan, virhetilanteiden selvittämisen ja väärinkäytösten torjunnan vuoksi. Oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu pitää palvelu toimintakykyisenä ja suojata sitä asiattomalta käytöltä. Tietoja ei käytetä profilointiin tai mainontaan.

4. Tietojen lähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti suoraan asiakkaalta verkkolomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse tai majoituksen yhteydessä. Jos varaus välittyy erillisen kumppanin kautta, saamme vain varauksen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot kyseisen palvelusuhteen ja sen tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

5. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät. Rekisterinpitäjä voi käyttää palveluntarjoajia esimerkiksi verkkopalvelun ylläpidossa, tietojärjestelmissä, viestinnän välityksessä, kirjanpidossa tai maksujen käsittelyssä. Tällaiset toimijat käsittelevät tietoja sopimuksen perusteella ja vain annettujen ohjeiden mukaisesti.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, jos siihen on lakisääteinen velvollisuus tai lainmukainen viranomaispyyntö. Tietoja ei myydä ulkopuolisille eikä luovuteta itsenäiseen suoramarkkinointiin.

6. Tietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tavoitteena on käsitellä henkilötietoja Euroopan talousalueella. Jos jonkin palveluntarjoajan käyttö edellyttää tietojen siirtoa alueen ulkopuolelle, siirrolle varmistetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen siirtoperuste ja asianmukaiset suojatoimet ennen käsittelyn aloittamista.

7. Säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen alkuperäisen käyttötarkoituksen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi. Varaustiedustelu, joka ei johda majoitukseen, poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisen ajan kuluessa asian päättymisestä. Toteutuneen varauksen sopimus- ja maksutietoja voidaan säilyttää pidempään kirjanpito- ja vastuuvelvoitteiden vuoksi.

Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan turvallisesti tai muutetaan muotoon, josta henkilöä ei voida enää tunnistaa. Varmuuskopioissa olevat tiedot poistuvat normaalin kierron mukaisesti.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on soveltuvan lainsäädännön rajoissa oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada jäljennös tiedoista. Voit pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua. Tietyissä tilanteissa voit pyytää tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.

Kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja käsittely on automatisoitua, sinulla voi olla oikeus saada itse toimittamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa ilman, että peruuttaminen vaikuttaa ennen sitä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuspyyntö voidaan lähettää osoitteeseen info@norvellanharborhotel.com. Pyynnön tekijän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa kohtuullisella tavalla ennen tietojen luovutusta tai muutosta. Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on laaja tai useita pyyntöjä käsitellään samanaikaisesti, määräaikaa voidaan lain sallimissa tilanteissa jatkaa ja tästä ilmoitetaan pyynnön esittäjälle.

Jos katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto.

9. Tietojen suojaaminen

Henkilötietojen suojaamisessa käytetään hallinnollisia ja teknisiä keinoja, joiden tavoitteena on estää asiaton pääsy, luvaton muuttaminen, tietojen häviäminen ja tarpeeton käsittely. Käyttöoikeuksia rajataan työtehtävien mukaan ja palveluntarjoajilta edellytetään asianmukaista tietoturvaa.

Täydellistä riskittömyyttä ei voida taata missään verkkopalvelussa. Jos henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, arvioimme sen vaikutukset, toteutamme tarvittavat korjaavat toimenpiteet ja teemme lain edellyttämät ilmoitukset valvontaviranomaiselle ja tarvittaessa rekisteröidyille.

10. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Verkkosivuston yhteydenottolomaketta ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Henkilötietoja ei käytetä mainosprofilointiin.

11. Alaikäisiä koskevat tiedot

Majoitus voidaan järjestää perheille, mutta verkkosivusto ei ole suunnattu lasten itsenäiseen henkilötietojen antamiseen. Varausta ja yhteydenpitoa hoitaa lähtökohtaisesti täysi-ikäinen henkilö.

12. Selosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, jos palvelut, käsittelytavat tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla ja päivityspäivä merkitään selvästi. Olennaisista muutoksista voidaan ilmoittaa myös muulla kohtuullisella tavalla, jos muutos vaikuttaa jo kerättyjen tietojen käsittelyyn.